A jogszabályszerkesztők figyelmébe is ajánljuk...

Minden magyar hivatalos levélnek így kellene kinéznie

2015. július 15.

Az, hogy a magyar hivatalok érthetetlenül fogalmaznak, nem kérdés. Pedig világosan, közérthetően írni egyáltalán nem lehetetlen. Gergely Vera, a Világos Beszéd blog gazdája a 444-nek meg is mutatta, hogy milyen egyszerűen lehetne világosan beszélni.

Gergely szerint a magyar állami szervek között is a NAV fogalmazványai a legsúlyosabbak, így ezek közül választott ki egyet állatorvosi lónak.

EZ A NAV EREDETI LEVELE:

Szóljon, akinek nem golyózott a szeme és fájdult meg a feje a 17 elemű felsorolás 10. pontja körül. Azt, hogy ez a levél borzalmas és érthetetlen még tanult adózók számára is, könnyen belátható. Gergely azonban azt is meg tudja mondani, hogy pontosan mi a baj a szöveggel.

ÍME A KORREKTÚRA:

Minden kritikus ismeri azt a beszólást. hogy “nem belekötni kell, tessék jobbat csinálni!”. Gergely nem csak kritizált, hanem elvégezte a munkát a NAV helyett, és megírta a levelet, ami pont ugyanazt mondja, amit az ő szövegük, csak meg is lehet érteni.

A JÓ MEGOLDÁS:

Rövid, lényegre törő, határozott, informatív. Pont, amilyennek egy hivatalos dokumentumnak lennie kell.

444.hu


Mi az a közérthető fogalmazás?

2015. június 23.

Közérthető fogalmazás (angolul plain language): olyan megfogalmazás, amit a befogadó elsőre megért. Akkor nevezünk egy szöveget közérthető megfogalmazásúnak, ha a célközönség:
– meg tudja találni, amire szüksége van;
– megérti, amit talált; és
– fel tudja használni az információt a saját igényeinek kielégítésére.

Amint az a fenti meghatározásból látszik, minden szövegnek van egy célközönsége. Nagyon fontos tisztázni, hogy kinek írunk, hiszen ami az egyik embernek világos, a másiknak nem feltétlenül az. Ezen túlmenően fontos, hogy a szövegek nem önmagukban, önmagukért léteznek, hanem az olvasó valamilyen igényét kell, hogy kielégítsék. Legtisztább formája ennek, ha az olvasó a konkrét kérdéseire keresi a választ, de gyakran a szöveg olvasása közben merülnek fel benne újabb és újabb kérdések. Olvasónként változik, hogy milyen kérdései és igényei vannak.

Nagyon különböző célcsoportokat ennek megfelelően érdemes külön-külön megszólítani. Egyrészt, mert különbözik, hogy milyen nyelvezetet értenek meg, másrészt, mert különbözhetnek az igényeik is. Mást vár el például egy helyi lakos és egy turista a tömegközlekedési jegyekről és bérletekről szóló tájékoztatótól, vagy egy mesterember és egy átlagember egy kazán útmutatójától.

Miért van szükség közérthető fogalmazásra?

Az a rengeteg szöveg, amivel nap mint nap találkozunk, sokkal érthetőbb is lehetne. Például nem kellene könyvelőhöz fordulnunk csak azért, mert kapunk a NAV-tól egy levelet. Vagy feladnunk az olvasást egy ötsoros mondat közepén a harmadik jogszabályi hivatkozásnál. Esetleg azt is megértenénk, hogy mit írunk alá, amikor nyitunk egy bankszámlát. Egyes országokban, például az Egyesült Államokban törvény is van arról, hogy az állam közérthetően kell kommunikáljon a polgáraival. De nem csak az állami kommunikáción van mit javítani, a cégek is fogalmazhatnának érthetőbben.

Ha érthetően fogalmazunk, az ügyfeleink sokkal gyorsabban és jobban megértik, amit közölni akarunk. Pontosabban tudják követni az utasításokat: helyesen kitöltve visszaküldik a választ, a leírásnak megfelelően használják a terméket stb. A közérthető fogalmazással magunknak pénzt takarítunk meg, az ügyfeleinknek pedig időt, hiszen:
– kevesebben fogják felhívni az ügyfélszolgálatot,
– nem kell második felszólító levelet küldeni, mert már az elsőt megértették,
– ritkábban kell bíróságra menni / végrehajtóhoz fordulni,
– kevesebbet kell adattisztításra költeni a rosszul megadott adatok miatt,
– kevesebbet kell szervizelni a helytelen használat miatt,
és ez csak pár példa a sok közül.

A példákból is látszik, hogy nem csak a nyomtatott, hanem a webes szövegeknél is szükség van közérthető fogalmazásra.

Milyen a közérthető fogalmazás?

Tömör:
– a lehető legrövidebben fogalmaz, de úgy, hogy érthető maradjon
a lehető legegyszerűbb szavakat használja, amik még pontosan leírják a fogalmakat
– rövid mondatokat és rövid bekezdéseket használ

Világos:
– áttekinthető a külalakja
– logikus a felépítése
– könnyű követni

Az olvasó áll a középpontban:
– közvetlen a hangneme, az olvasóhoz beszél
– segít megtalálni a számára fontos információt

Nem jelenti azt, hogy:
– túlságosan le kell egyszerűsíteni, vagy leereszkedően fogalmazni
– tilos hosszú szavakat használni
– mindenki ugyanúgy kell, hogy írjon

Sok módszert használhatunk annak érdekében, hogy közérthetően fogalmazzunk, ezeket be is fogom mutatni a blogon. De nagyon fontos megérteni, a sikerességet nem az méri, hogy alkalmaztuk-e az összes módszert, hanem hogy az olvasónk megtalálja és megérti-e amit keres, továbbá fel tudja-e használni az információt az igényei kielégítésére.

Világos Beszéd blog
Gergely Vera